Como gerenciar reuniões eficientemente?

Na hora de ministrar uma reunião, pode parecer difícil manter a atenção e a concentração de todos os presentes em tempo integral, considerando diferentes tipos de temáticas abordadas nestes compromissos e ainda durações variadas de reunião.

Como gerente de reuniões, a tarefa de administrar esse tipo de evento é muito delicada e precisa ser treinada com frequência, garantindo maior prática na realização desse tipo de situação. Contando com objetivos frescos em sua mente e bons planejamentos, é possível montar uma estratégia livre de erros que garantirá um bom gerenciamento de qualquer tipo de reunião.

Para ser um bom gerente de reuniões, confira algumas dicas que podem ser vitais no desenrolar do evento, garantindo que a mesma tenha resultados efetivos e que todos os envolvidos saiam satisfeitos. Leia mais:

Planejamento faz a diferença

Um bom programa de reunião é a peça fundamental para garantir o bom funcionamento de seu evento. Limite suas reuniões em uma agenda, considerando como pontos vitais o número de participantes, os objetivos da reunião, as pautas em questão e todo o equipamento de apoio utilizado na apresentação de propostas ou temas.

Envie a agenda aos funcionários e profissionais relacionados, garantindo que todos possam se programar antecipadamente ao seu cronograma.

Conte com apoio físico além do tecnológico

Mesmo testando monitores, projetores e equipamentos de conferencia em geral antes de começar sua reunião, depender destes recursos pode acabar sendo um pouco vago na realização da reunião. A oportunidade deve ser aproveitada para prender a atenção das pessoas ali reunidas: Contar com material para acompanhamento, ocupando as mãos e os olhares dos profissionais ali dispostos, além de promover debates e estimular a discussão são boas formas de garantir a atenção total de todos os integrantes daquela reunião.

Para ser mais efetivo, evite interrupções, concentrando-se em tarefas positivas que integrem o coletivo e auxiliem na compreensão do tema abordado.

Evite estender demais as suas reuniões

Esse tipo de compromisso não pode ser muito extenso, pois pode acabar cansando e tirando a atenção dos envolvidos, fazendo com que sua reunião desande. Para garantir que isso não aconteça, limite suas reuniões ao mínimo de tempo possível, além de contar com a menor quantidade de participantes, a fim de fixar o conteúdo ali abordado e conservar o pensamento coletivo dentro da temática em questão.

Praticando alguns destes fatores e aprimorando suas habilidades em comunicação, você se tornará em breve um grande mestre do gerenciamento de reuniões.

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